एक व्यावसायिक पत्र का उद्देश्य क्या है?

एरिच स्पील्डियनर / ई + / गेट्टी छवियां

एक व्यावसायिक पत्र दो या दो से अधिक पक्षों के बीच संचार का एक औपचारिक तरीका है। व्यावसायिक पत्र लिखने का सामान्य उद्देश्य बिक्री के प्रयास, संबंध निर्माण, किसी मुद्दे को हल करना और विचार करना है। वे ग्राहकों, संभावित ग्राहकों, प्रबंधकों, कर्मचारियों और अन्य लोगों के बीच व्यावसायिक भागीदारों को लिखे जाते हैं।



व्यावसायिक पत्र विभिन्न रूपों में आते हैं। प्राप्तकर्ता के आधार पर, वे अलग-अलग स्वरों में लिखे जाते हैं, जैसे प्रेरक, सूचनात्मक, प्रचार या प्रेरक स्वर। उनका एक स्पष्ट उद्देश्य और उद्देश्य होता है, और वे एक विशिष्ट व्यक्ति या समूह की ओर लक्षित होते हैं। जब कंपनियां ग्राहकों को नए उत्पाद पेश करती हैं, तो वे बिक्री पत्र भेजती हैं जिन्हें आम तौर पर ब्रोशर और ऑर्डर फॉर्म के साथ मेल किया जाता है। व्यावसायिक पत्रों का उपयोग व्यापारिक सहयोगियों या ग्राहकों के प्रति संबंध बनाने और आभार व्यक्त करने के लिए भी किया जाता है। व्यावसायिक पत्र लिखने का एक अन्य उद्देश्य वफादार ग्राहकों के लिए बिक्री प्रोत्साहन, जैसे विशेष सौदे, कूपन और छूट प्रदान करना है। इसके अलावा, इसका उपयोग खरीद आदेश के रूप में उत्पादों को ऑर्डर करने के लिए किया जाता है, जो विक्रेता और खरीदार के बीच कानूनी दस्तावेज के रूप में कार्य करता है। कंपनियां शिकायतों को स्वीकार करने के लिए एक औपचारिक पत्र भी भेजती हैं, जैसे क्षतिग्रस्त उत्पादों की समस्या, गलत शिपमेंट और ग्राहक सेवा के मुद्दे। संभावित कानूनी समस्याओं से बचने के लिए व्यवसाय के लिए शिकायतों का शीघ्रता से जवाब देना महत्वपूर्ण है। अंत में, एक व्यावसायिक पत्र का उपयोग खोए हुए ग्राहकों और निष्क्रिय लोगों के साथ संवाद करने के लिए किया जाता है, जिन्होंने कुछ समय के लिए कंपनी के उत्पाद नहीं खरीदे हैं।